La dématérialisation des fiches de paie : une solution pratique pour réduire l’utilisation de papier

Depuis que la loi Travail prévoit que les bulletins de paie doivent être remis sous format numérique depuis 2017, les entreprises doivent s’y conformer. Cette solution garantit la sécurité et l’amélioration de l’image de marque auprès de ses partenaires, collaborateurs et salariés. Plus de 10% des sociétés en France ont déjà adopté cette méthode. Elles n’ont plus besoin d’avoir le consentement écrit de chaque employé si elles souhaitent dématérialiser les bulletins de paie.

La dématérialisation des fiches de paie : c’est quoi au juste ?

Étant donné que la gestion de la paie est une tâche chronophage pour le service RH, la numérisation des fiches de paie simplifie sa mission. Concrètement, il s’agit de bulletins de salaire en format électronique. Ainsi, la remise de chaque fiche s’effectuera sur l’espace personnel de tout salarié ou le Compte Personne d’Activité (CPA). Le document numérique est accessible en ligne à tout moment, que ce soit sur un ordinateur ou un appareil mobile. Il remplace le format papier classique. Le responsable RH pourra de ce fait désormais envoyer un bulletin de paie dématérialisé.

Celui-ci est généralement stocké dans un coffre-fort numérique ultra-sécurisé. L’entreprise, de son côté, emploiera un logiciel pour optimiser la gestion des fiches de paie. Ce programme permet de produire, d’archiver et de distribuer les bulletins. Il suffit de quelques clics pour avoir une vision d’ensemble des documents. L’utilitaire possède d’autres fonctionnalités comme la possibilité de déposer une signature électronique afin de simplifier les échanges. Cette solution innovante est un pas vers l’automatisation de la fonction RH. Le personnel recevra chaque mois une notification pour l’avertir que sa fiche de paie est disponible.

Quels sont les autres avantages de la digitalisation ?

Opter pour la numérisation des bulletins de paie présente des avantages non-négligeables. Cela permet avant tout d’optimiser le temps de travail. L’équipe des ressources humaines n’aura plus à procéder à la mise sous pli, l’affranchissement, etc. comme à l’époque des fiches de paie en version papier. Elle pourra enfin se concentrer sur des missions à plus fortes valeurs, comme le recrutement des talents, le métier de la recherche, etc. L’optimisation du processus RH permet d’ailleurs de faciliter l’accès aux documents stockés. Ainsi, les salariés pourront imprimer des duplicatas de leurs bulletins de paie de façon autonome. Dématérialiser le document en question permet aussi de simplifier les formalités administratives pour les équipes. Passer à la fiche de paie en ligne contribue éventuellement à la protection de l’environnement.
À noter qu’une société de plus de 900 salariés produit en moyenne plus de 30000 documents RH par an, ce qui donne près de 150 millions de fiches de paie imprimées tous les ans. Grâce à la digitalisation, l’utilisation de papiers, d’enveloppes et d’encre est réduite. En numérisant, il devient possible de stocker directement tous les bulletins de salaire de manière sécurisée, ce qui éliminera tout risque de perte. De plus, les échanges entre l’entité et son personnel sont traçables. De cette manière, on retrouvera exactement la date à laquelle une fiche de paie a été envoyée à un collaborateur, par exemple. À titre d’information, les bulletins de paie numérisés sont archivés dans un logiciel pour une durée de 5 an