Pourquoi faire un compte rendu de réunion ?

Pourquoi faire un compte rendu de réunion ?

Permettant de garder la trace écrite d’une réunion, le compte rendu est rédigé selon des critères bien précis. Ce genre de document est indispensable à partir du moment où une réunion a lieu, et ce, quel que soit le domaine. D’ailleurs, beaucoup de sociétés font du compte rendu leur métier. Parlons aujourd’hui des raisons pour lesquelles faire un compte rendu de réunion est indispensable.

Qu’est-ce qu’un compte rendu de réunion ?

Ce document fait un rapport complet du déroulement d’une réunion tel qu’un comité, en relevant trois points essentiels : les échanges, les discussions qui ont eu lieu et les décisions prises. La rédaction de ce document commence immédiatement après la réunion pour qu’il soit le plus fidèle possible au déroulement réel de la séance. Ainsi en est-il après les conseils de surveillance et autres comités exécutifs.

Les éléments relevés sont : la date, l’objet et l’ordre du jour de la réunion. On précise également dans le titre s’il s’agit d’un conseil d’administration, d’une assemblée générale ou d’un comité d’entreprise par exemple. Il faut également mentionner la liste des participants et des excusés ainsi que des personnes tierces qui n’ont pas été présentes, mais qui sont des parties prenantes (ex : les supérieurs hiérarchiques).

Chaque sujet abordé est présenté avec plusieurs parties :

• Synthèse de la discussion avec les présentations et documents utilisés. Il faut mentionner la source des documents pour pouvoir les consulter ou les attacher directement en pièce jointe.
• Liste des actions à réaliser (quand ? par qui ? etc.).
• Conclusion ou décision prise pour chaque sujet abordé.

Par ailleurs, le compte rendu de réunion contient les informations concernant la date et le lieu de la prochaine réunion si nécessaire, de même que les commentaires et appréciations générales. Ces dernières concernent par exemple d’éventuels problèmes ayant eu lieu durant la séance. Notons aussi que le compte rendu doit être fidèle au déroulement de la réunion, sans aucune appréciation personnelle du rédacteur, sauf si celle-ci a été partagée devant les autres participants.

Pourquoi faire un compte rendu de réunion ?

La première utilité d’un compte rendu de réunion est de conserver une trace écrite du déroulement d’une réunion professionnelle. C’est primordial pour les archives, mais également pour construire un déroulement rigoureux pour la réunion suivante. C’est essentiel quand ces réunions entrent dans le cadre d’un projet important. Par ailleurs, il est toujours plus évident d’exécuter des décisions mentionnées clairement sur un document spécifique.

En tout cas, le compte rendu doit être rédigé, de sorte que l’accès aux différentes informations dont on peut avoir besoin par la suite, soit facile et rapide. En effet, on accède en un coup d’œil aux éléments essentiels. Ce document permet également de raviver la mémoire de tout un chacun pour optimiser le travail de groupe.

Rédigé immédiatement après la réunion, le compte rendu doit être fidèle au déroulement de la séance. Il est d’ailleurs lu par une autre personne (en plus du rédacteur) avant sa diffusion, pour s’assurer de la fidélité du contenu à ce qui s’est réellement passé. Il faut aussi savoir que de nombreuses sociétés en font leur métier et proposent ce genre de prestation aux entreprises.